Il verde di un giardino, l'aria fresca, il mare azzurro all'orizzonte o la leggerezza di una giornata in campagna sono gli sfondi più sognati dalle future spose o dalle mamme che stanno organizzando il loro evento. Ma un ricevimento all'aperto ha anche alcuni inconvenienti, che è meglio prendere in considerazione per evitare il fallimento di un giorno così importante.
1) Sole cocente
Chi si sposa in primavera decide spesso di allestire i tavoli all'esterno. Si sa che il tempo nostrano spesso gioca brutti scherzi e anche ad aprile ci possono essere delle giornate così calde da sfinire anche le lucertole. Per questo è importante prevedere la presenza di ombrelloni eleganti e tensostrutture da posizionare attorno ai tavoli e al buffet, anche per evitare che con il sole e il calore il cibo si deteriori.
Foto: Eventi E Sapori Catering E Banqueting
2) Troppo freddo o pioggia
È fondamentale prevedere e soprattutto pianificare un piano B. Se la location da voi scelta non ha nessuno spazio interno, allora è necessario affittare un tendone o pensare ad un'altra sistemazione di emergenza. (L'affitto di un tendone costa intorno ai 6000 euro). Se invece la location ha delle sale interne, è necessario accertarsi che il catering o la struttura abbiano la capacità di allestire i tavoli all'interno e in tempi record. Il lavoro di allestimento di tavoli, buffet, addobbi non è uno scherzo né in termini logistici né di tempo e, se non si è pianificato bene, rischiate di congelarvi al freddo e al gelo. E vi assicuro che è già successo tante volte!
3) Gli Insetti
Zanzare e altri simpatici amici come coleotteri vorranno partecipare al vostro lieto evento. Per prevenire assicuratevi che almeno due giorni prima del ricevimento si vaporizzino dei repellenti, ne esistono in commercio anche di biologici. Durante il ricevimento potete decorare gli ambienti con le candele di citronella. Sono bellissime, per esempio, le padelle romane. Inoltre esistono dei profumi con oli essenziali ed estratti botanici come la vaniglia che sono dei repellenti naturali.
Padelle romane. Foto: candele.it
4) Tacchi rovinati nel prato o nella ghiaia
Non vorremmo mai andare ad un ricevimento senza tacchi che facciano sfavillare i nostri bei vestiti. Come fare allora per indossare delle belle scarpe con il tacco senza rovinarle? Perché non vi hanno mai detto che esiste il proteggi tacco? Si tratta di un oggettino di un materiale plastificato molto resistente che si può adattare anche a vari tipi di scarpe. Indossatelo quando state per calpestare il prato o la ghiaia, poi toglietelo e conservatelo in borsa quando non avrete più bisogno.
Foto: weddingplanneronline.it
5) Umidità e insetti sui cibi
Le pietanze devono essere protette con delle cloche, campane di acciaio o di vetro, per evitare che vi si posino insetti e per proteggerle dall'umidità.
6) Filodiffusione
Negli ultimi anni il ricevimento di nozze si svolge in più ambienti: nel mio caso per esempio si prevedeva lo spostamento in 4 zone: aperitivo di benvenuto in terrazza, aperitivo rinforzato con isole in giardino, cena placée al piano di sotto e infine taglio della torta e buffet di dolci a bordo piscina. È importante sapere se la location è dotata di tecnologia di filodiffusione, per far sì che la musica dell'orchestra, della band o dello stereo si ascolti in tutti gli ambienti. Altrimenti il gruppo o il DJ da voi scelto deve utilizzare varie casse/ amplificatori da collegare al sistema centrale. Di contro, se la musica è troppo alta alcuni vicini potrebbero infastidirsi!
7) Dispersione
Se il ricevimento si svolge in ambienti molto ampi e diversi è meglio mettere delle chiare indicazioni. Inoltre per evitare confusione è meglio nominare un ceremony master, ossia la persona che dà le indicazioni su come muoversi, che organizza i momenti dell'evento, che distribuisce materiali e indica dove sono i servizi, numero di telefono del taxi, etc.
Foto: The Knot
È consigliato anche creare un bel Tableau marriage, per indicare agli invitati dove prendere posto in maniera fantasiosa ma chiara.
Foto: Maison Mariage Party & Wedding Planner
8) Decorazione e arredamento
Una delle difficoltà maggiori di un evento all'aria aperta può essere la decorazione degli spazi. Se la location è già ammobiliata ed è ricca di verde, di fiori e gli ambienti sono ben definiti, avrete poco di cui preoccuparvi. Se invece avete l'esigenza di delimitare gli spazi e creare un ambiente accogliente, conviene noleggiare alcuni oggetti quali: vasi grandi con piante, divanetti, tavolinetti, puff, pergole o gazebo. Un fiorista esperto e specializzato si può occupare di tutti questi aspetti.
Foto: Lunardinolo
9) Illuminazione
Che sia in una villa, in un castello o in un agriturismo assicuratevi che gli spazi esterni siano ben illuminati, così come i tavoli. Non c'è niente di più frustrante che non poter vedersi bene in viso o di non vedere su che cosa si sta camminando.
10) Bagni
L'ideale sarebbe 1 bagno ogni 40 persone. Se la location non è attrezzata, forse potete pensare al noleggio dei bagni chimici. Se la location ha delle belle sale da bagno accertatevi che anche lì vi sia qualcosa che ricorda la decorazione del vostro del vostro matrimonio.
Tutti questi inconvenienti non devono frenarvi dall'organizzare il vostro evento all'aperto. Basta solo saperli prevedere e gestire per vivere serenamente uno dei momenti più belli della vostra vita.