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7 consigli per organizzare un party di successo

Il budget è un elemento fondamentale per organizzare una festa di successo, ma quanto contano creatività e organizzazione? Moltissimo!

9 ott 2013 Consigli per il catering - Tempo di lettura: min.

catering

In molti pensano che per organizzare un evento di successo (che sia la festa di compleanno o il matrimonio, la festa di laurea o un evento aziendale) sia indispensabile avere a disposizione una grossa quantità di denaro.

In realtà, il budget, come vedremo più avanti, è uno dei fattori principali da tenere in considerazione, ma non l'unico. Per lasciare tra gli ospiti il ricordo di un evento unico e memorabile è necessario bilanciare costantemente due ingredienti complementari tra loro: creatività e organizzazione.

In molte occasioni, infatti, ci si imbatte in “party fotocopia", belli e scintillanti, che seguono mode e tendenze dell'ultima ora, ma a cui manca quel tocco personale che riesce a coinvolgere gli ospiti: ed è proprio per questo motivo che deve entrare in gioco la creatività, quella in grado di stimolare l'esperienza sensoriale e capace, anche solo per un attimo, di “estraniarsi dalla realtà". Un evento che resti impresso nella memoria degli invitati, infatti, deve stupire, emozionare, contenere degli elementi a sorpresa in grado di scuotere dalla routine quotidiana.

Le fonti d'ispirazione, per dar libero sfogo alla creatività, possono essere ad esempio la provenienza dell'ospite, una sua passione, l'interesse per un territorio, i suoi aspetti culturali o artistici, un film, un quadro, un colore: senza inutili forzature posticce, si riuscirà così a organizzare un evento con un tema fortemente identitario e originale.

Se la creatività colpisce “l'attenzione" degli ospiti, l'organizzazione e la cura del dettaglio fanno leva sulla parte razionale, rendendo il party impeccabile e “fruibile".

L'organizzazione di un evento deve, infatti, seguire alcune regole imprescindibili che partono, innanzitutto, da una domanda: che tipo di evento si sta progettando? Per una festa di compleanno per bambini, ad esempio, è consigliato scartare gli orari serali o situazioni formali come i ristoranti. Per un evento aziendale, invece, non è indicato utilizzare per gli inviti caratteri romantici e optare per uno stile più ricercato.

Individuato il tipo di evento e il tema, è necessario analizzare passo passo alcune scelte fondamentali quali:

Location

Nello scegliere la location è necessario considerare alcuni fattori: se è un luogo all'aperto prevedere il piano B in caso di pioggia, se è la propria abitazione considerare il numero degli invitati e lo spazio a disposizione, se è un locale in affitto valutare costi e distanze per raggiungerlo.

Invitati

Porre attenzione nella scelta degli invitati significa aver già fatto metà lavoro. La situazione perfetta prevede un bilanciamento tra la presenza di ospiti maschili e femminili. Inoltre è fondamentale avvertire gli invitati con un certo anticipo (chiedendo di confermare la loro presenza), fornendo tutte le informazioni dettagliate sul luogo (a volte è indispensabile creare, con i programmi open source messi a disposizione dal web, delle vere e proprie cartine fornite di indicazioni stradali) e sull'abbigliamento adeguato (evitando così che giovani ospiti si aggirino in scarpe da tennis per lounge bar raffinatissimi).

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Come ti vestiresti per un cocktail party?

tumblr.com

Data

Per assicurarsi la presenza del maggior numero di invitati, è necessario scegliere accuratamente il giorno della settimana dell'evento, optando per il fine settimana (dal giovedì al sabato, evitando la domenica, da sempre giornata dedicata alla famiglia e al relax). I primi giorni della settimana sono da escludere, a meno che non cadano in giornate festive.

Allestimento e animazione

L'attenzione per i piccoli dettagli, il modo in cui saranno predisposti gli spazi seguendo un unico filo conduttore, la cura del design delle luci, la curiosità verso le scenografie del teatro, l'inserimento di elementi "rubati" alla scena di uno spettacolo: sono questi alcuni piccoli segreti che possono fare la differenza. L'intrattenimento merita un discorso a sé: scegliere un'animazione coinvolgente significa decretare il successo definitivo dell'evento. Molto dipende dal budget a disposizione: ballerini, artisti di strada, mangiafuoco e giocolieri, musicisti o attori possono essere sostituiti, o implementati, con juke box dallo stile vintage, photo booth e piccoli giochi enigmistici.

Menù

È essenziale decidere cosa servire e in che modo, scegliendo tra un buffet o un pranzo completo, un aperitivo piuttosto che un rinfresco. È un gesto non solo gentile, ma oramai obbligato, prevedere delle pietanze per gli invitati che hanno esigenze alimentari speciali allergie o intolleranze alimentari (glutine, lattosio, uova, alcolici…).

Budget

Per non incorrere in spiacevoli sorprese è fondamentale porsi, preventivamente, un tetto massimo di spesa, che dovrà mantenersi leggermente al di sotto delle proprie possibilità, in quanto lungo il percorso, si affronteranno, sempre, emergenze e costi non considerati che faranno lievitare i costi.

Ricorrere all'aiuto di un esperto

Sono troppi gli aspetti a cui pensare, il tempo a disposizione, tra lavoro e famiglia è ridotto all'osso, è meglio non incorrere in inutili rischi? La soluzione migliore è contattare un party planner (oggi il mercato offre professionisti altamente specializzati) che fanno dell'organizzazione di eventi il proprio pane quotidiano: location, menù, illuminazione, allestimenti, attrezzature di cucina, artisti e tutti gli altri infiniti dettagli diverranno strumenti nelle mani di abili "sarti del mestiere" che trasformeranno la vostra festa in un evento di successo, unico e indimenticabile.

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Commenti (3)

  • Staff di GuidaCatering

    Cara Moira, in merito al tuo commento ti consigliamo di porre una domanda pubblica qui: https://www.guidacatering.it/domande. Risponderanno i professionisti presenti sul portale. Di seguito ti inviamo un articolo dedicato a chi vuole organizzare una festa elegante senza spendere una fortuna: https://www.guidacatering.it/articoli/festa-elegante-ma-low-cost-perche-no Un saluto, lo Staff di GuidaCatering

  • Moira Mariani

    Solo per il party-planner il budget di certo lieviterebbe. Se poteste essere più specifici nei suggerimenti andrebbe a favore di chi, come me, vuol fare bella figura senza il bisogno di spendere un'esagerazione. Grazie per l'attenzione.

  • virgij

    Grazie mille... grazie a voi ho capito molte cose!!!

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