Il banchetto, infatti, rappresenta la cartina tornasole della riuscita del ricevimento, qualunque sia la ricorrenza da festeggiare: a essere sotto esame sono molteplici aspetti, dalla qualità e varietà delle portate all’abbondanza del cibo, dal gusto degli accostamenti alla scelta del vino. Se si aggiunge, poi, una considerazione di carattere prettamente economico – il banchetto, infatti, rappresenta la voce di spesa più dispendiosa e importante del ricevimento risucchiando anche più del 50% del budget – si arriva alla conclusione che sulla scelta del catering non sono permessi errori! È fondamentale, quindi, fare scelte oculate, ponderate in un lasso di tempo prolungato e cercare, preventivamente, il più alto numero di informazioni possibili tra amici, parenti, collaboratori e, naturalmente, su internet.
1. Location: il primo passo che dovete affrontare è la scelta del luogo del ricevimento. Questo passaggio è di fondamentale importanza per due motivi essenziali: in alcuni casi le location sono convenzionate con delle aziende predefinite, il che riduce notevolmente il vostro campo d’azione; altre volte (la maggioranza fortunatamente) vi viene lasciata massima libertà nel contattare il catering che più si avvicina alle vostre esigenze. Il vostro compito sarà quello di individuare la ditta che meglio riesce a sviluppare uno styling in linea con il luogo: per esempio una villa di campagna richiede, generalmente, uno stile rustico e informale, mentre un castello o una dimora storica necessita di un catering elegante e raffinato.
2. Prenotazione: iniziate la ricerca del vostro catering con largo anticipo, anche un anno prima, soprattutto se la ricorrenza che festeggerete cade nei mesi di giugno, luglio e agosto. Ricordate che, generalmente, per bloccare una prenotazione è necessario versare un acconto.
3. Budget: il costo di un catering può variare ampiamente in base alla dimensione della festa, al tipo di cibo e ai servizi extra richiesti. Le cifre per un servizio medio si aggirano, generalmente, intorno ai 95-100 euro a persona, ma è necessario discutere il budget con il consulente del servizio catering per capire quanto le vostre attese siano realistiche. Per questo è molto importante fornire quanti più dettagli possibili, riguardo a numero degli invitati, il luogo dell’evento, lo stile della festa, le attrezzature disponibili, la richiesta di noleggio con l’elenco di ciò che serve….Un buon servizio di catering fornirà una proposta dettagliata con la suddivisione dei servizi e tutte le spese.
4. Menù: valutate, in base ai parametri sopra elencati, quale formula meglio si addice alla vostra festa (pranzo a buffet, seduti o rinfresco). Chiedete menù con prodotti di stagione e pretendete che vi segnalino tutti gli alimenti surgelati utilizzati. Verificate, inoltre, se le portate sono realizzate in loco oppure cucinate in un altro luogo e poi trasportate (molto dipende naturalmente anche dalla location scelta). Questo dettaglio è importante perché in molti casi (ma questo naturalmente dipende da azienda ad azienda) la qualità dei cibi preparati all’esterno è più a rischio, per via del trasporto, dell’intervallo di tempo che intercorre tra la preparazione e la somministrazione e dei mezzi di trasporto utilizzati. Richiedete, inoltre, sia un menù per i bambini (che generalmente si aggira intorno ai 20-30 euro) che alternative per ospiti con intolleranze alimentari.
5. Bevande: diffidate di quei catering che conteggiano acqua e vino a parte! Pretendete che le bottiglie di acqua e di vino siano offerte illimitatamente durante il pranzo, conteggiando a parte le sole bottiglie di spumante/champagne e dei superalcolici. Generalmente l’open bar è calcolato come costo fuori budget.
Personal Chef – Manuela Burzachechi6. Torta Nuziale: generalmente la torta nuziale classica (quella a base di pan di spagna o frutta) a uno o due piani è compresa nel budget. Se invece volete l’americanissima wedding cake considerate un costo aggiuntivo, che si aggira intorno ai 3 euro a persona (scegliete voi la torta, ma lasciate i contatti economici al catering che, avendo convenzioni con le pasticcerie, riescono a spuntare prezzi nettamente inferiori).
7. Allestimento: in fase di contrattazione con il catering definite alcuni particolari importanti relativi alla fornitura di tovaglie, tovaglioli, posate, bicchieri, piatti, menù, segnaposti e tableau de mariage (sono compresi nel prezzo o c’è un costo aggiuntivo?), alla possibilità di scegliere il colore del tovagliato, all’allestimento delle cucine e del bar, alla responsabilità delle pulizie finali, alla presenza di un responsabile durante l’intero festeggiamento e al numero di personale messo a disposizione. Cercate sempre, in maniera perentoria, informazioni circa la professionalità e l’educazione del personale di sala dell’azienda del catering con cui vi state interfacciando: tutto può essere perdonato, ma non atteggiamenti maleducati o sufficienti dei camerieri nei confronti degli invitati.
8. Durata del servizio: questo dettaglio, il più delle volte sottovalutato o ignorato, incide fortemente sulla buona riuscita del ricevimento. Capita di leggere molto spesso nei forum specializzati di festeggiamenti interrotti in fretta e furia perché il personale di sala aveva terminato le ore del proprio servizio: molti catering, infatti, conteggiano un numero di ore massimo, mentre per quelle extra bisogna pagare un costo aggiuntivo. Definite in modo chiaro in fase contrattuale, dunque, la durata della vostra festa in modo da evitare che vi ritroviate con un taglio della torta fatto in fretta o furia o con sorprese “economiche” non proprio gradite.
9. Rispettate la vostra identità: a volte le grandi aziende di catering, molto ambite e costose, realizzando anche più di 100 catering all’anno, tendono a presentare formule precostruite di catering. Può capitare, perciò, che il grande nome non sia quello più adatto a voi: quello che vi consigliamo è cercare il giusto compromesso con un catering che può, da un lato, vantare una solida esperienza nel tempo e, dall’altro, ascoltarvi, consigliarvi e cucirvi su misura la soluzione migliore per voi.
Richiedete una figura di riferimento dell’organizzazione con cui interagire, che vi potrà seguirà in tutto il periodo di preparazione e che potrete chiamare al telefono o contattare tramite mail. Non abbiate timore di far presente il vostro punto di vista e proporre delle soluzioni personalizzate e originali, che avete pensato o “scovato” anche navigando sul web.
In ultima battuta vi consigliamo di: - richiedere un vero e proprio contratto, in cui siano esplicitate tutte le clausole: controllate che tutto sia compreso nel prezzo finale (modalità di pagamento, termini nel caso di cancellazione, se c'è IVA, se è già compresa).
È un vostro diritto, in ballo ci sono cifre considerevoli!- usare anche internet per le ditte di catering della vostra zona: fissate un appuntamento per visitarle e provate la loro cucina prima di fare una scelta- non rinunciate ai vostri gusti e alla vostra personalità!