Confermare se parteciperemo oppure no a un evento può fare la differenza nell'organizzazione della celebrazione. Queste sono le motivazioni più importanti.
Quando organizziamo qualsiasi tipo di celebrazione, sapere quante persone parteciperanno è una delle cose fondamentali visto che è un fattore importante per pianificare tutto il resto. Se non sei sicuro di partecipare a una celebrazione a cui sei stato invitato e non ti sembra così importante confermare, abbiamo preparato una lista di considerazione che ti aiuterà rifletterci meglio.
Perché è importante confermare?
Banchetto: sei andato a un matrimonio, a un battesimo o a qualsiasi altra festa e hai trovato tavoli vuoti? Generalmente, questi spazi vuoti sono legati agli invitati che non hanno risposto all'invito o che hanno risposto ma che alla fine non sono andati.
Molte volte, gli anfitrioni di queste celebrazioni preparano questi spazi extra per sicurezza, anche se quegli invitati siano assenti. Confermare è una semplice però preziosa dimostrazione di stima, rispetto e gratitudine.
Spazio e mobili: sapere con precisione il numero di partecipanti della festa ci aiuta anche a definire se abbiamo bisogno di affittare una sala per la celebrazione o se è sufficiente la nostra casa.
Non importa se non potrai partecipare però, se lo sai in anticipo, puoi renderti utile semplicemente comunicando la tua decisione: aiuterai le persone che ti hanno invitato a sapere se è necessario affittare più sedie, tavoli, o altri elementi che hanno incluso nella festa.
Altri invitati: nelle celebrazioni private dove, per esempio, gli sposi hanno deciso di condividere il loro momento solo con le persone care, è normale che escludano qualche persona perché hanno un numero massimo di invitati. Se sai che non puoi partecipare è probabile che ti saranno grati che tu glielo dica in modo tale che, in anticipo, possano invitare un'altra persona che era rimasta fuori dalla lista degli invitati.
Lo stesso avviene nel caso in cui confermi e poi non vai: il tuo spazio vuoto è uno spazio sprecato che gli anfitrioni si sarebbero potuti risparmiare (risparmiando sul servizio e sul cibo) o che avrebbero potuto occupare con altre persone disponibili. Confermare la partecipazione permette di organizzare le spese, senza sprechi.
Come rendere più efficace la risposta all'invito?
Se stai organizzando un evento e ti stai chiedendo come fare in modo che i tuoi invitati confermino la loro partecipazione, ti consigliamo di ricontrollare l'invito per essere sicuro che l'informazione sia il più chiara possibile.
L'ideale sarebbe che l'invito risponda alle seguenti domande.
- Cosa si festeggia?
- chi sta inviando l'invito?
- Quand'è l'evento?
- Dov'è la celebrazione?
A volte, alla fine dell'invito si include un testo in cui si chiede espressamente di rispondere all'invito. Nonostante ciò sembri piuttosto normale, è possibile che per l'emozione e l'impegno per i preparativi dell'evento non ci concentriamo molto su questi dettagli o che facciamo più attenzione all'estetica che al contenuto dell'invito (sono importanti entrambi).
Dopo aver risolto queste questioni, consegna gli inviti con più di un mese di anticipo ed entra in contatto con i possibili partecipanti un mese prima dell'evento.
Puoi anche chiedere a qualcuno di fiducia che lo faccia, però cerca di parlare del tema in maniera naturale e sicura. Chiedi che rispondano o, in alternativa, che lo facciano in un arco di tempo che sia in linea con i tuoi preparativi.
Non sentirti in colpa se lo stai chiedendo espressamente né se hai altro da fare e come invitato devi dire di "no". Confermare la partecipazione è una questione pratica per cui non è necessario temporeggiare: essere chiari evita confusione e problemi.
Se vuoi ricevere maggiori informazioni sul tema, puoi consultare il nostro elenco di professionisti esperti in ricevimenti.